Dokumen Ekspor saat Closing Buyer dari Alibaba: PEB, SKA atau COO, Invoice, dan Alur Waktunya

Dokumen ekspor Alibaba sering jadi titik yang membuat proses closing terasa lambat, padahal buyer sudah siap order.

Masalahnya biasanya bukan karena dokumennya terlalu banyak. Masalahnya karena dokumen tidak disiapkan mengikuti alur kerja. Banyak tim baru mulai mengurus saat barang sudah hampir dikirim. Pada awal proses ekspor, itu sering terjadi, alih-alih membuat checklist dan timeline sejak awal.

Cara Jualan di Alibaba untuk Ekspor: Strategi Listing, Inquiry, dan Closing Buyer

Artikel ini membantu Anda memahami dokumen yang umum dipakai saat closing buyer dari Alibaba, serta kapan dokumen itu dibutuhkan. Setiap singkatan juga dijelaskan kepanjangannya. Tujuannya agar tim bisa bekerja lebih rapi dan buyer lebih percaya.

Kenapa dokumen ekspor penting saat closing

Dalam ekspor B2B, buyer biasanya ingin kepastian. Mereka perlu tahu barang bisa berangkat sesuai jadwal, dan dokumen siap untuk kebutuhan pengiriman dan kepabeanan. Jika seller lambat mengurus dokumen, jadwal bisa bergeser. Biaya pun bisa naik.

Dokumen juga membantu mengurangi salah paham. Misalnya, invoice dan packing list memberi rincian barang dan kemasan. Shipping instruction membantu pihak logistik menyiapkan pengiriman sesuai arahan.

Singkatan yang sering muncul

PEB: Pemberitahuan Ekspor Barang.
NPE: Nota Pelayanan Ekspor.
SKA: Surat Keterangan Asal.
COO: Certificate of Origin.
BL: Bill of Lading.
AWB: Air Waybill.
PPJK: Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan.

Tidak semua dokumen muncul di setiap transaksi. Namun semakin cepat Anda memahami pola umumnya, semakin mudah mengatur timeline.

PEB dan timing yang perlu dipahami

PEB adalah pemberitahuan yang dipakai untuk memberitahukan barang yang akan diekspor ke kantor pabean pemuatan. Ini dokumen yang sangat dasar dalam proses ekspor.

Dari sisi ketentuan, PEB disampaikan ke kantor pabean pemuatan paling cepat 7 hari sebelum tanggal perkiraan ekspor. Paling lambat, PEB disampaikan sebelum barang ekspor masuk ke Kawasan Pabean di tempat pemuatan.

NPE dan hubungan dengan PEB

Setelah PEB diproses sesuai ketentuan, akan ada keluaran berupa NPE. NPE membantu proses layanan ekspor agar barang bisa masuk ke tahap berikutnya sesuai mekanisme yang berlaku.

Dalam kerja harian, poin pentingnya begini: jika PEB terlambat, seluruh jadwal bisa ikut terlambat. Karena itu, data untuk PEB perlu disiapkan sebelum barang mendekati hari keberangkatan.

Siapa yang biasanya mengurus PEB

PEB bisa disampaikan oleh eksportir atau PPJK. Banyak bisnis menggunakan PPJK atau freight forwarder untuk membantu proses administrasi dan koordinasi.

Namun meski memakai pihak ketiga, data dari sisi seller tetap wajib rapi. Misalnya detail barang, jumlah, nilai, dan informasi kemasan.

SKA atau COO: kapan dibutuhkan dan apa fungsinya

SKA adalah Surat Keterangan Asal. COO adalah Certificate of Origin. Keduanya pada dasarnya merujuk pada dokumen asal barang.

SKA atau COO biasanya dibutuhkan jika buyer memintanya, atau jika negara tujuan punya ketentuan tertentu, misalnya untuk fasilitas tarif atau kebutuhan kepatuhan. Di Indonesia, SKA juga terkait layanan e-SKA yang menjelaskan SKA sebagai sertifikasi asal barang.

Hal yang sering membuat SKA tersendat

SKA sering tersendat karena dokumen pendukung belum siap. Beberapa proses meminta lampiran seperti invoice, PEB, dan dokumen pengiriman. Karena itu, lebih aman menanyakan dari awal apakah buyer butuh SKA atau COO.

Jika buyer butuh, masukkan ke checklist sejak tahap negosiasi. Jangan menunggu setelah barang siap kirim.

Dokumen komersial: invoice dan packing list

Dokumen komersial membantu menjelaskan transaksi dan isi barang. Dua yang paling umum adalah invoice dan packing list.

Commercial invoice

Invoice adalah dokumen tagihan yang memuat rincian transaksi. Biasanya berisi nama barang, jumlah, harga, nilai total, dan data pihak terkait. Buyer memakai invoice untuk kebutuhan internal mereka, dan pihak logistik sering memerlukan invoice untuk proses pengiriman.

Packing list

Packing list adalah dokumen yang merinci kemasan. Isinya biasanya jumlah karton, berat, ukuran, dan rincian isi per kemasan. Packing list membantu pihak gudang, pihak logistik, dan buyer saat menerima barang.

Untuk seller, packing list juga berguna sebagai kontrol. Jika ada selisih jumlah, dokumen ini bisa membantu penelusuran.

Dokumen pengiriman: shipping instruction, BL, dan AWB

Shipping instruction adalah dokumen instruksi pengiriman. Ini membantu pihak logistik menyiapkan pengiriman sesuai kebutuhan, misalnya data consignee, notify party, jenis layanan, dan detail pengiriman lainnya.

Untuk pengiriman laut, dokumen yang sering muncul adalah BL atau Bill of Lading. Untuk pengiriman udara, dokumen yang sering muncul adalah AWB atau Air Waybill. Dua dokumen ini menjadi pegangan penting dalam pengiriman.

Kenapa shipping instruction tidak boleh diabaikan

Kesalahan di shipping instruction bisa merembet ke dokumen pengiriman. Akibatnya, buyer kesulitan melakukan clearance, atau perlu revisi yang memakan waktu.

Praktiknya sederhana. Pastikan data buyer dan alamat benar. Pastikan detail barang dan kemasan sesuai invoice dan packing list.

Alur dokumen vs proses: kapan harus disiapkan

Bagian ini sering membuat semuanya terasa lebih mudah. Dokumen dibagi mengikuti alur kerja, bukan dihafal sebagai daftar.

Tahap sebelum produksi dimulai

Kunci kesepakatan spesifikasi, jumlah, dan kemasan.
Pastikan buyer memberi data consignee dan alamat pengiriman.
Tanyakan sejak awal apakah butuh SKA atau COO.

Tahap produksi dan quality check

Mulai menyiapkan draft invoice dan draft packing list berdasarkan jumlah final.
Jika ada label atau tanda khusus, pastikan konsisten dengan dokumen.

Tahap stuffing dan persiapan pengapalan

Stuffing adalah proses memasukkan barang ke kontainer. Pada tahap ini, detail kemasan harus final. Ini saat yang tepat untuk memfinalkan packing list.

Di tahap mendekati pengapalan, siapkan:

Invoice final.
Packing list final.
Shipping instruction.
Data untuk PEB agar tidak terlambat dari ketentuan waktu.

Tahap setelah dokumen kepabeanan berjalan

Setelah proses kepabeanan berjalan, koordinasi dengan pihak logistik menjadi penting. Pastikan semua data konsisten antara invoice, packing list, shipping instruction, dan dokumen pengiriman seperti BL atau AWB.

Jika ada perubahan, catat dan lakukan revisi dengan cara yang benar. Jangan mengubah data sepihak tanpa konfirmasi.

Pengalaman Ralali dalam proses B2B lintas negara bersama Alibaba.com

Ralali Group adalah ekosistem B2B asal Indonesia yang berdiri sejak 2013. Dalam B2B, kami sering melihat closing tidak berhenti di kata setuju. Closing baru terasa aman saat proses dan dokumen mengikuti alur yang rapi. Jika dokumen disiapkan terlalu akhir, tim operasional menjadi tertekan, dan risiko salah data naik.

Ralali.com berkolaborasi dengan Alibaba.com untuk meluncurkan International Ralali Pavilion, yang dibuka dengan hadirnya Ralali Pavilion Alibaba.com. Tujuannya memberi akses sourcing global yang lebih efisien dan transparan bagi pelaku B2B Indonesia, sambil tetap mengikuti regulasi perdagangan Indonesia. Alibaba.com berperan sebagai platform partner untuk akses supplier internasional, dan kami berperan sebagai local operation partner yang membantu eksekusi operasional di Indonesia, end-to-end proses bisnis B2B yang biasanya tidak cukup hanya online.

Fokus local operation kami meliputi penguatan proses pengadaan lintas negara dan kesiapan transaksi B2B. Dalam praktiknya, kerapian dokumen seperti invoice, packing list, shipping instruction, dan kesiapan PEB membuat proses pemilihan supplier dan produk lebih tertata, sekaligus menurunkan risiko miskomunikasi. Pavilion juga menekankan sourcing yang lebih transparan dan akses ke supplier terverifikasi. Itu membantu buyer merasa lebih tenang saat proses berjalan.

Jika Anda ingin proses ekspor lebih lancar, mulai dari checklist. Pastikan singkatan dipahami tim, dan pastikan dokumen disiapkan sesuai tahap kerja. Dengan begitu, closing dari Alibaba tidak berhenti di percakapan, tetapi berujung pada pengiriman yang tepat waktu.