Ekspor B2B sering gagal tapi bukan karena produknya, tetapi karena shipping dibahas dengan kalimat yang terlalu umum.
Buyer menulis “include shipping”, seller membalas “ok”. Setelah itu muncul pertanyaan: sampai mana, biaya apa saja, siapa tanggung jawab dokumen, dan siapa yang memilih forwarder. Jika Anda tidak mengunci scope sejak awal, Anda akan mengulang klarifikasi berkali-kali. Lebih aman menulis scope biaya dengan batas yang jelas, alih-alih membiarkan buyer menafsir sendiri.
Baca juga :
Panduan Lengkap Ekspor via Alibaba: Dari Persiapan hingga Barang Terkirim
Cara Jualan di Alibaba untuk Ekspor: Strategi Listing, Inquiry, dan Closing Buyer
Artikel ini membahas cara menulis scope biaya shipping, pertanyaan shipping yang wajib ditanyakan, checklist shipping data pack sebelum booking, serta template email dalam Bahasa Inggris untuk meminta detail shipping, mengonfirmasi consignee, dan mengunci ringkasan kesepakatan shipping.
Kenapa pembahasan shipping harus dibakukan
Shipping itu banyak komponennya. Jika setiap admin menulis dengan gaya berbeda, buyer bisa bingung. Tim internal juga bisa salah eksekusi.
Masalah yang paling sering muncul
- Scope biaya tidak jelas, buyer mengira sudah all-in sampai gudang.
- Tujuan pengiriman tidak spesifik, hanya “USA” atau “Europe”.
- Metode pengiriman tidak dipilih sejak awal, padahal air dan sea sangat berbeda.
- Data karton, berat, dan dimensi tidak siap saat mau booking.
Di B2B, shipping bukan sekadar ongkir. Shipping adalah rangkaian data yang memengaruhi biaya, jadwal, dan dokumen.
Cara menulis scope biaya agar buyer tidak salah paham
Scope biaya berarti batas biaya dan tanggung jawab. Tujuannya bukan membuat email panjang. Tujuannya membuat buyer paham “included” dan “not included”.
Format scope yang paling aman
- Tulis basis penawaran: EXW, FOB, CIF, atau basis lain yang Anda pakai.
- Tulis titik tujuan atau port secara spesifik, bukan hanya negara.
- Tulis included dan not included dalam dua daftar pendek.
Contoh included dan not included (versi sederhana)
Included biasanya memuat hal yang Anda betul-betul tanggung sesuai basisnya. Not included memuat hal yang biasanya berada di sisi buyer atau biaya yang sifatnya tergantung data final.
Yang penting, jangan menulis “shipping included” tanpa definisi. Itu mengundang dispute.
Gunakan “named place” yang jelas
Untuk basis penawaran yang memakai Incoterms, penamaan tempat atau port perlu spesifik karena biaya dan risiko berpindah di titik tersebut, dan kata yang terlalu umum bisa memicu sengketa biaya di sekitar titik serah. Ini salah satu alasan banyak pihak menekankan pentingnya menulis lokasi dengan tepat. [web:117]
Contoh penulisan yang lebih aman: “FOB Tanjung Priok” atau “CIF Port of Los Angeles” (sesuaikan dengan kesepakatan Anda).
Pertanyaan shipping wajib yang harus ditanyakan
Pertanyaan shipping wajib membuat Anda bisa menghitung, menjadwalkan, dan menyiapkan dokumen dengan benar.
Tiga pertanyaan inti
- Destination: country, city, atau port tujuan.
- Shipping method: air atau sea.
- Forwarder: buyer memakai forwarder sendiri atau ingin rekomendasi.
Pertanyaan tambahan yang sering dibutuhkan
- Apakah buyer butuh split shipment atau satu kali kirim.
- Apakah ada cut-off date untuk dokumen.
- Apakah buyer punya format marking karton atau label.
Jika buyer belum tahu, Anda bisa menawarkan dua opsi, lalu minta buyer memilih. Ini mencegah email bolak-balik.
Ralali Group adalah ekosistem B2B asal Indonesia yang berdiri sejak 2013. Ralali.com berkolaborasi dengan Alibaba.com untuk meluncurkan International Ralali Pavilion, yang dibuka dengan hadirnya Ralali Pavilion Alibaba.com. Alibaba.com berperan sebagai platform partner untuk akses supplier internasional, dan Ralali berperan sebagai local operation partner yang membantu eksekusi operasional di Indonesia end-to-end proses bisnis B2B yang biasanya tidak cukup hanya online. Fokus local operation Ralali meliputi penguatan proses pengadaan lintas negara, kesiapan transaksi B2B, dan dukungan kebutuhan bisnis seperti pembiayaan serta kanal distribusi. Dalam alur lintas negara, kami sering melihat diskusi shipping menjadi sumber revisi bukan karena niat buruk, tetapi karena scope tidak ditulis sejak awal. Jika seller menanyakan tiga data inti dan menulis included dan not included sejak email pertama, buyer lebih cepat memilih opsi, dan tim operasional lebih aman saat mengeksekusi. [file:42]
Checklist shipping data pack sebelum booking
Shipping data pack adalah kumpulan data fisik yang dibutuhkan untuk booking. Ini biasanya selaras dengan informasi yang ada di dokumen seperti export packing list, yang umumnya memuat net weight, gross weight, ukuran atau measurement per paket, jenis kemasan, dan marks. [web:316]
Isi minimum shipping data pack
- Dimensi karton atau pallet.
- Gross weight dan net weight.
- Jumlah karton dan jumlah unit per karton.
- Packing type: carton, crate, atau pallet.
- Marks and numbers jika sudah ditentukan.
Kenapa gross dan net harus dipisah
Gross weight adalah berat termasuk kemasan. Net weight adalah berat barang saja. Banyak pihak memakai packing list untuk memeriksa total berat dan volume, dan data ini membantu forwarder memastikan kapasitas dan biaya. [web:316]
Jika tim Anda hanya punya satu angka berat tanpa definisi, risiko revisi tinggi. Buyer bisa menuduh biaya tidak transparan. Forwarder juga bisa menunda booking karena datanya belum rapi.
Template email shipping (English only)
Bagian template di bawah ini ditulis dalam Bahasa Inggris agar siap dipakai untuk buyer internasional.
Template 1: Request shipping details (short checklist)
Subject: Shipping Details Confirmation - {Product Name} / {Order Qty}
Hi {Buyer Name},
To confirm the shipping scope and provide an accurate shipping estimate, could you please share:
1) Destination: country + city (or destination port)
2) Preferred shipping method: Air or Sea
3) Do you have a preferred forwarder? (Yes/No)
4) Target ready-to-ship date (YYYY-MM-DD)
If you prefer, we can quote based on two options (Air vs Sea) for your comparison.
Best regards,
{Your Name}
{Company Name}
Template 2: Consignee details + shipping documents (copy-paste ready)
Subject: Consignee Details Needed (Copy-Paste Ready) - {Order Reference}
Hi {Buyer Name},
To prepare shipping documents, please provide the consignee details in copy-paste format:
Consignee company name:
Consignee full address (street, city, state, postal code, country):
Contact person:
Phone number:
Email for documents:
Notify party (if different from consignee):
Notify party full address:
Contact person / phone / email:
Please confirm if the notify party is the same as consignee.
Once received, we will use exactly the same text for the documents to avoid revisions.
Best regards,
{Your Name}
Template 3: Shipping scope summary (final lock message)
Subject: Shipping Scope Summary for Confirmation - {Product Name} / {Order Reference}
Hi {Buyer Name},
Here is the shipping scope summary for your confirmation:
- Shipping basis: {EXW/FOB/CIF} {Named place/port}
- Destination: {Country, City / Port}
- Shipping method: {Air/Sea}
- Forwarder: {Buyer’s forwarder / Our arrangement}
- Included: {List 2-4 items}
- Not included: {List 2-4 items}
- Shipping data pack required before booking: carton/pallet dimensions, gross & net weight, total cartons, packing type
Please reply "Confirmed" or advise any changes.
Best regards,
{Your Name}
{Company Name}
Checklist internal agar tim tidak salah kirim
- Jangan pakai kalimat “shipping included” tanpa basis dan tujuan yang spesifik.
- Selalu minta destination dan metode air atau sea sebelum memberi angka biaya.
- Siapkan shipping data pack lebih awal, minimal dimensi, gross/net weight, dan jumlah karton.
- Kunci teks consignee dalam format copy-paste, lalu pakai persis sama di dokumen.
Ralali menempatkan logistik sebagai bagian dari super apps B2B yang mendukung proses bisnis, bukan hanya listing produk. Dalam praktik B2B, logistik yang rapi dimulai dari data yang rapi. Jika shipping scope ditulis jelas dan data pack disiapkan lebih awal, proses booking dan dokumen menjadi lebih lancar. Ini membantu buyer merasa aman karena biaya dan tanggung jawabnya tidak berubah-ubah. Pada akhirnya, kebiasaan kecil seperti menanyakan destination yang spesifik dan memisahkan gross vs net weight bisa mengurangi revisi yang melelahkan, alih-alih menambah pesan baru setiap kali ada perubahan. [file:42]
Penutup
Komunikasi shipping yang rapi membuat transaksi ekspor B2B lebih tenang. Tulis scope biaya dengan included dan not included. Tanyakan destination dan metode shipping sejak awal. Siapkan shipping data pack sebelum booking agar tidak tersendat.
Dengan template yang konsisten, buyer lebih cepat mengonfirmasi. Tim Anda juga lebih aman saat mengubah percakapan menjadi dokumen dan eksekusi pengiriman.