Mengelola pengadaan barang dan jasa di perusahaan bukan lagi sekadar urusan beli barang, tetapi juga soal efisiensi, kontrol anggaran, dan kelancaran operasional.
Jika di sektor pemerintah ada sistem pengadaan khusus yang sudah terstandarisasi, perusahaan swasta biasanya membutuhkan aplikasi yang lebih fleksibel dan sesuai dengan alur kerja bisnis masing-masing.
Karena itu, memilih aplikasi pengadaan yang tepat bisa membantu proses pembelian jadi lebih rapi, cepat, dan mudah dipantau. Berikut 6 aplikasi pengadaan barang dan jasa selain dari pemerintah yang bisa menjadi pertimbangan untuk bisnis Anda.
Aplikasi Pengadaan Pemerintah
Ada tiga sistem utama yang menjadi tulang punggung proses pengadaan pemerintah:
- SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik): Digunakan untuk menjalankan proses tender, nontender, hingga e-purchasing di instansi pemerintah secara digital, transparan, dan akuntabel.
- SiRUP (Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan): Berfungsi untuk menyusun dan menampilkan rencana pengadaan tahunan instansi pemerintah agar lebih terbuka dan mudah dipantau publik.
- SIKaP (Sistem Informasi Kinerja Penyedia): Terintegrasi dengan SPSE untuk memverifikasi data dan riwayat kinerja vendor, sehingga pemilihan penyedia bisa lebih selektif dan berbasis performa.
Rekomendasi Aplikasi Pengadaan Barang Jasa Swasta, Alternatif dari Pemerintah
Berbeda dari sektor pemerintah yang memiliki sistem baku, perusahaan swasta punya keleluasaan lebih dalam memilih platform pengadaan yang paling sesuai dengan kebutuhan dan skala bisnis mereka.
Berikut enam rekomendasi aplikasi procurement terbaik yang bisa menjadi pilihan.
1. Mekari Expense
Mekari Expense adalah spend management software untuk perusahaan menengah hingga enterprise yang dengan aplikasi pengadaan barang dan jasa dan purchasing untuk membantu proses pengadaan dari awal mulai PR/PO hingga pembayaran.
Prosesnya mencakup purchase request (PR), purchase order (PO), manajemen vendor dan gudang, hingga pembayaran vendor dalam satu platform terintegrasi. Dengan begitu, tim procurement dan finance tidak perlu lagi bergantung pada banyak aplikasi, spreadsheet, atau email terpisah.
Fitur utama modul procurement Mekari Expense:
- Purchase Request (PR)
Pengajuan pembelian dapat dilakukan berdasarkan kebutuhan departemen atau proyek, dengan alur approval otomatis dan bertingkat sesuai kebijakan perusahaan. - Purchase Order (PO)
Pembuatan dan pengelolaan PO dilakukan secara digital, lengkap dengan detail vendor, produk, harga, gudang, dan status yang bisa dipantau real-time. - Manajemen produk
Daftar produk dapat distandarisasi agar proses pembelian lebih konsisten, cepat, dan minim kesalahan input. - Manajemen vendor
Data vendor tersimpan terpusat sehingga hanya vendor terdaftar dan terverifikasi yang dapat digunakan dalam transaksi. - Manajemen gudang
Proses pengadaan terhubung langsung dengan lokasi penyimpanan barang untuk membantu kontrol stok lebih akurat.
Fitur purchase invoice dan pembayaran:
- Penjadwalan pembayaran
Pembayaran vendor bisa dijadwalkan sesuai approval, jatuh tempo, atau tanggal tertentu agar cash flow lebih terkontrol. - Pembayaran langsung di platform
Vendor dapat dibayar langsung dari aplikasi, lengkap dengan bukti pembayaran otomatis dan dukungan multi mata uang. - Automasi pajak dan invoice
Perhitungan invoice, PPN, dan PPh dilakukan otomatis sesuai regulasi perpajakan Indonesia.
Kelebihan modul procurement Mekari Expense
- Integrasi penuh dari PO hingga pembayaran tanpa perlu berpindah aplikasi
- Workflow pengadaan otomatis yang mengikuti struktur otorisasi perusahaan
- Database vendor dan produk terstandarisasi sehingga mudah diaudit kapan saja
- Mendukung operasional multi-cabang dan multi-gudang dalam satu dashboard terpusat
- Dirancang sesuai kebutuhan dan praktik bisnis di Indonesia, termasuk kepatuhan pajak lokal
- Keamanan data berstandar internasional dengan sertifikasi ISO 27001
2. Procurify
Procurify adalah platform procurement yang menonjolkan konsep pre-spend visibility, memungkinkan tim finance mengontrol anggaran secara proaktif sebelum transaksi benar-benar terjadi, bukan baru bereaksi setelah uang keluar.
Fitur unggulannya mencakup purchase request dan approval bertingkat langsung dari aplikasi mobile, kartu korporat terintegrasi dengan kontrol pengeluaran real-time, serta manajemen anggaran per departemen atau per proyek. Procurify juga terhubung dengan sistem akuntansi populer seperti NetSuite, Sage, dan QuickBooks.
Platform ini paling cocok untuk perusahaan menengah di sektor pendidikan, kesehatan, dan nonprofit yang membutuhkan kontrol anggaran ketat dengan antarmuka yang ramah digunakan oleh seluruh tim, bukan hanya tim finance.
3. Ivalua
Ivalua adalah platform Source-to-Pay (S2P) untuk skala enterprise yang dikenal karena fleksibilitas kustomisasinya. Hampir setiap aspek alur kerja pengadaan bisa dikonfigurasi sesuai proses bisnis yang sudah berjalan, dan yang menarik, semua itu bisa dilakukan tanpa perlu menulis kode sama sekali.
Fitur utamanya meliputi sourcing strategis dengan manajemen RFP, RFQ, dan e-auction, Contract Lifecycle Management end-to-end dari pembuatan hingga pembaruan otomatis, serta manajemen supplier yang mencakup onboarding, evaluasi kinerja, hingga pelaporan ESG.
Ivalua paling tepat untuk enterprise besar di industri yang sangat terregulasi seperti farmasi, energi, atau manufaktur, yang membutuhkan konfigurasi pengadaan kompleks dan spesifik tanpa bergantung pada tim IT.
4. Zycus
Zycus adalah platform Source-to-Pay yang sudah beroperasi lebih dari dua dekade. Keunggulan utamanya terletak pada Merlin AI, kecerdasan buatan yang tertanam di seluruh modul, mulai dari klasifikasi pengeluaran otomatis, rekomendasi supplier, hingga deteksi anomali dalam kontrak.
Fitur-fiturnya mencakup strategic sourcing dengan manajemen RFx dan e-auction, Contract Lifecycle Management dengan ekstraksi klausul berbasis AI, hingga otomasi accounts payable dengan 3-way matching otomatis.
Zycus paling ideal untuk enterprise dengan volume pengeluaran besar yang ingin mengintegrasikan AI secara mendalam ke seluruh proses procurement, bukan sekadar sebagai fitur tambahan, melainkan sebagai bagian inti dari cara kerja tim pengadaan.
5. Kissflow
Kissflow mengambil pendekatan yang berbeda dari platform lainnya. Sebagai platform manajemen proses bisnis berbasis low-code, modul e-procurement-nya sangat fleksibel dan bisa dibangun sendiri oleh tim finance menggunakan antarmuka drag-and-drop, tanpa perlu bantuan tim IT sama sekali.
Fitur utamanya meliputi pembuatan alur kerja procurement secara visual, manajemen purchase request, PO, dan invoice dalam satu platform, serta approval workflow multi-level yang bisa dikonfigurasi secara mandiri. Lebih dari itu, Kissflow juga mencakup modul lain seperti HR, IT helpdesk, dan manajemen proyek dalam satu platform yang sama.
Kissflow paling sesuai untuk bisnis menengah yang ingin solusi procurement fleksibel tanpa ketergantungan pada tim IT, atau perusahaan yang ingin menyederhanakan beberapa proses operasional sekaligus dalam satu platform terpadu.
Memilih Aplikasi Pengadaan Barang Jasa yang Tepat untuk Perusahaan
Dengan begitu banyak pilihan di pasaran, memilih platform pengadaan barang jasa yang tepat memang butuh pertimbangan lebih dari sekadar melihat daftar fitur. Yang jauh lebih penting adalah memastikan sistem tersebut benar-benar mendukung cara kerja tim Anda, dari awal hingga akhir proses pengadaan.
Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum memutuskan:
- Pastikan prosesnya end-to-end. Sistem yang baik harus bisa menghubungkan seluruh alur pengadaan, dari PR, PO, hingga pembayaran, dalam satu alur yang terhubung tanpa perlu berpindah aplikasi di tengah jalan.
- Perhatikan fleksibilitas workflow approval. Setiap perusahaan punya struktur otorisasi yang berbeda. Pilih platform yang bisa mengikuti alur persetujuan perusahaan Anda, bukan sebaliknya.
- Utamakan transparansi data secara real-time. Tim finance dan procurement perlu bisa memantau status setiap transaksi kapan saja, bukan menunggu laporan akhir bulan untuk baru mengetahui kondisi anggaran.
- Cek kemampuan integrasinya. Pastikan platform bisa tersambung dengan sistem keuangan atau ERP yang sudah digunakan, agar tidak ada double input yang memperlambat kerja tim.
- Relevansi dengan konteks bisnis Indonesia. Fitur yang bagus di atas kertas tidak akan banyak membantu jika tidak mendukung regulasi perpajakan lokal atau praktik bisnis yang berlaku di Indonesia.
Jika integrasi dan transparansi proses menjadi prioritas utama Anda, Mekari Expense adalah pilihan yang paling relevan untuk perusahaan di Indonesia.
Dengan modul pengadaan yang mencakup seluruh proses dari purchase request, purchase order, pengelolaan vendor dan gudang, hingga pembayaran, semuanya bisa dikelola dalam satu dashboard terintegrasi.
Hasilnya bukan hanya proses yang lebih rapi, tapi juga kontrol anggaran yang lebih kuat dan tim yang bisa bekerja lebih efisien tanpa perlu membuka banyak aplikasi sekaligus. Untuk perusahaan yang ingin membenahi proses pengadaan secara menyeluruh, Mekari Expense adalah titik awal yang tepat.
